每次会议,收集很多材料,看一遍就放下……这是很多人的会议经验,现在这种情况随着无纸化会议系统的普及而消失。
2012年度南京市会议印刷费用约7万元,十三届一次性全体会议印刷费用约36万元,录制会议参考材料光盘等约10万元,全年会务印刷总费用约53万元。开发建设电子会务系统的硬件价格为50万元。使用4年,印刷费用约可节约150万元。通过智能触摸终端阅读数据阅文件更方便,会议节奏也快。采用无纸化会议系统后,会议准备时间大幅缩短,同时会议程序更加流畅紧凑,会议效率提高。
无纸化会议系统是提前将会议资料上传到服务器,其他终端设备可以通过网络连接到服务器,会议开始后,服务器文件会根据参加者的权限自动分发。该系统支持智能人名显示、参加者智能排行榜、文件分类查看、章节定位、涂鸦批评、会议签名、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。
会议时,各参加者面前有触摸智能会议一体化终端,传统的纸质材料很难找到。参加者必须查看相关资料,只要进入系统,就可以轻点查看相关图标,将本画面单击播放到其他会议终端进行讨论,同时支持其他会议终端退出该画面后,查看其他会议文件,通过触摸按钮重新返回播放该画面界面支持移动USB和其他视频文件VCR等单击屏幕与其他会议终端或大屏幕一起,完成会议系统的智能操作,相互连接!
传统会议纸材料的印刷、分发消耗了准备者的大量能源,造成森林资源的浪费、环境的破坏,不符合当今环境保护低碳的潮流,容易泄漏。过去,会议结束后,材料用完后就扔掉了。现在,在电子文件上完成笔记后,可以转移到计算机上,以便在准备时随时提取。
这种集中智能化解决方案广泛应用于国内各机关、企业机关、党建信息化建设整体解决方案专家。